SOP Pedoman Pengelolaan Organisasi PPID Provinsi Banten disusun untuk mengatur secara sistematis tata kelola kelembagaan PPID, baik PPID Utama maupun PPID Pembantu, sehingga pelaksanaan layanan informasi publik dapat berjalan efektif, terkoordinasi, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menetapkan struktur, peran, dan mekanisme kerja PPID agar setiap permohonan informasi dapat ditangani oleh unit yang tepat, dengan tanggung jawab yang jelas dan terukur.
A. Prinsip Pengelolaan Organisasi PPID
- Transparansi – memastikan informasi publik dikelola dan disajikan secara terbuka.
- Akuntabilitas – setiap pejabat dan unit kerja memiliki tanggung jawab yang jelas.
- Koordinasi – adanya alur komunikasi yang efektif antara PPID Utama dan PPID Pembantu.
- Kepastian Prosedur – setiap layanan informasi mengikuti SOP yang baku.
- Pelayanan Prima – berorientasi pada kemudahan akses dan kepuasan masyarakat.
B. Unsur Organisasi PPID
Berperan sebagai penanggung jawab utama pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, termasuk pembinaan PPID Pembantu dan penetapan daftar informasi publik.
Bertugas mengelola dan menyediakan informasi publik pada unit kerja atau perangkat daerah masing-masing, serta menyampaikan data/informasi kepada PPID Utama untuk keperluan layanan informasi publik.
Melayani pemohon informasi secara langsung maupun melalui kanal daring, membantu pengisian formulir, memberikan penjelasan awal, serta meneruskan permohonan kepada pejabat/PPID terkait.
Mengelola dokumentasi informasi publik, melakukan klasifikasi, penyimpanan, pemutakhiran data, serta mendukung penyediaan salinan informasi kepada pemohon.
C. Pokok SOP Pengelolaan Organisasi
Dalam pedoman pengelolaan organisasi PPID, terdapat beberapa SOP utama yang menjadi rujukan dalam pembagian tugas, koordinasi, dan pelaporan:
- Penetapan dan pemutakhiran struktur organisasi PPID.
- Penunjukan pejabat PPID Utama dan PPID Pembantu melalui keputusan kepala daerah/pejabat berwenang.
- Penetapan uraian tugas (job description) bagi setiap peran dalam PPID.
- Mekanisme koordinasi antara PPID Utama dan PPID Pembantu dalam penanganan informasi.
- Pengelolaan dokumentasi, arsip, dan basis data layanan informasi publik.
- Penyusunan laporan layanan informasi publik secara berkala.
D. Alur Koordinasi PPID Utama dan PPID Pembantu
Alur koordinasi diatur agar setiap permohonan informasi yang berkaitan dengan perangkat daerah tertentu dapat segera diteruskan dan dijawab dengan tepat, antara lain:
- Pemohon menyampaikan permohonan informasi kepada PPID Utama / meja layanan.
- PPID Utama mengidentifikasi jenis informasi dan unit kerja terkait.
- Permohonan diteruskan kepada PPID Pembantu di perangkat daerah terkait, jika diperlukan.
- PPID Pembantu menelusuri dan menyiapkan informasi sesuai kewenangan.
- Informasi dikompilasi dan diverifikasi oleh PPID Utama sebelum disampaikan kepada pemohon.
E. Pelaporan dan Evaluasi Pengelolaan Organisasi
Untuk memastikan efektivitas pengelolaan organisasi PPID, dilakukan pelaporan dan evaluasi secara berkala yang meliputi:
- Rekapitulasi jumlah permohonan informasi, jenis informasi, dan status penyelesaiannya.
- Identifikasi kendala koordinasi antara PPID Utama dan PPID Pembantu.
- Rekomendasi perbaikan struktur, prosedur, atau penugasan pejabat PPID.
- Pelaporan kepada pimpinan daerah dan Komisi Informasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Catatan: Rincian lebih lanjut mengenai penetapan struktur, daftar nama pejabat, serta keputusan resmi terkait organisasi PPID dapat disesuaikan dengan dokumen penetapan dan regulasi terbaru Pemerintah Provinsi Banten.